پیش از آغاز پروژه های مدیریت فرآیندهای کسب وکار (BPM)، اقدامات مقدماتی و کلیدی ای وجود دارد که نقش حیاتی در موفقیت پروژه ایفا می کنند. در ادامه، این اقدامات مهم را به صورت فهرستی آورده ام:

تعریف اهداف پروژه

• مشخص کردن دقیق اهداف و انتظارات از پیاده سازی BPMS
• تعیین شاخص های کلیدی عملکرد (KPIs)

تحلیل و مستندسازی فرآیندهای فعلی (As-Is)

• مستندسازی فرآیندهای موجود در سازمان
• شناسایی گلوگاه ها، دوباره کاری ها و ناکارآمدی ها

درک فرایند

باید متوجه شوید که فرایند کنونی چه کار می کند چرا که راه های زیادی برای این کار وجود دارد.

انتخاب فرآیندهای اولویت دار برای پیاده سازی

• انتخاب فرآیندهایی که بیشترین ارزش افزوده را دارند
• معیارهایی مانند حجم، پیچیدگی، تأثیر مالی و استراتژیک

شناسایی افراد درگیر در فرایند

در این گام باید ذینفعان را بشناسید و اینکه طراحی فرایند چقدر پیچیده خواهد بود را بطور کامل درک کنید چرا که قانون کلی این است اگر واحد بیشتری وجود دارد، پس فرایند هم پیچیده تر خواهد شد. هرچقدر شما در سازمانتان بخش های وظیفه ای (اصلی) داشته باشید، فرایند شما پیچیده تر خواهد بود. هدف بهینه سازی فرایند، رهایی از بخش های وظیفه ای (اصلی) و بلااستفاده است.

تعیین ذی نفعان پروژه

• شناسایی افراد کلیدی (مدیران، کارشناسان، کاربران نهایی)
• ایجاد هم راستایی بین تیم های مختلف
• تعیین محدوده فرایند

ابتدا باید ببینید که فرایندهای موردنظر سازمان شما به چه حوزه ای مرتبط است و بدانید که حاصل آن چیست، این به شما چرایی وجود فرایند را نشان می دهد و همچنین باعث می شود که فرآیندهای حیاتی سازمان را بهتر شناسایی کنید.

تعیین محدوده پروژه (Scope)

• مرزبندی دقیق بین فرآیندهایی که قرار است اجرا شوند
• جلوگیری از "خزش محدوده" (Scope Creep)

انتخاب ابزار BPMS مناسب

• بررسی بازار و مقایسه ابزارهای موجود (Camunda, Bonita, Bizagi, ProcessMaker و...
• درنظر گرفتن فاکتورهایی چون سهولت استفاده، قابلیت توسعه، قیمت و پشتیبانی

شناسایی نیازهای مشتری

حالا شما شروع به پرسیدن راجع به نیازهایی که باید به آن ها پاسخ داده شود می کنید که نیاز مشتری ها چیست و چگونه آن ها را با حداقل تعامل با مشتری می توانید فراهم کنید. در این میان نیز فرایندی که به طور مستقیم نمی تواند نیاز مشتری را رفع کند، باید رها کنید. از سویی اطلاعات ردوبدل شده بین افراد، به شما این امکان را می دهد تا به جابه جایی های درون سازمانی سمت وسو دهید و آن ها را به حداقل برسانید. چرا که استفاده از سیستم های BPM به شما کمک می کند تا اطلاعاتی که باید منتقل شوند را تشخیص دهید.

تخصیص منابع انسانی و مالی

• انتخاب تیم پروژه: مدیر پروژه، تحلیل گر فرآیند، توسعه دهنده BPMS، مدیر تغییر
• تأمین بودجه مورد نیاز

آموزش و فرهنگ سازی در سازمان

• آموزش مفاهیم BPM و نحوه استفاده از نرم افزار BPMS به کاربران کلید
• ایجاد آمادگی ذهنی و سازمانی برای تغییر

انعطاف در زمانبندی آماده سازی سیستم

ممکن است که افراد از شما راجع به زمان آماده سازی سیستم بپرسند که چه زمانی این سیستم آماده می شود. دقت نمایید که زمان آن را باز و منعطف بگذارید، مگر اینکه تیم تجزیه و تحلیل شما همه چیز را بررسی کرده باشد. زمان تخمینی ندهید، محدودیت های سازمان را دربیاورید و ببیند چطور می شود با آن ها کنار آمد.

طراحی مدل فرآیند مطلوب (To-Be)

• ترسیم فرآیندهای بهینه شده پیش از پیاده سازی در ابزار
• درنظر گرفتن قوانین کسب وکار، الزامات فنی و نیازمندی های کاربران

مدیریت ریسک و برنامه ریزی تغییر

• شناسایی ریسک های بالقوه در پروژه (مقاومت کاربران، کمبود منابع، ضعف در تحلیل)
• تدوین استراتژی های مواجهه با آن ها