نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) در طی سال های اخیر به عنوان یکی از مهم ترین نرم افزارهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار (نرم افزار BPMS) به شمار می رود که  در سازمان های ایرانی مخاطبان زیادی پیدا کرده است. یکی از مهم ترین دلایل محبوبیت این نرم افزار، رایگان بودن و متن باز بودن (Open Source) آن است و این مزیت را به افراد می دهد تا نیاز به پرداخت هیچ هزینه ای بابت خرید لایسنس جهت تعریف فرآیند و کاربر در نرم افزار نداشته باشند و در نتیجه بتوانند به تعداد نامحدودی کاربر و یا فرآیند ایجاد نمایند.

به همین منظور، گروه مدیریت فرآیند پارس ضمن ارایه یک ماژول فارسی ساز پراسس میکر در جهت فارسی سازی و شخصی سازی آن، انواع خدمات را در زمینه پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار می تواند به شما ارایه دهد.

پس از تماشای این ویدیو انتظار می رود تا افراد ضمن آشنایی با مفاهیم تحلیل فرآیندهای کسب و کار (BPM)، قادر به مدل سازی فرآیندهای خود در نرم افزار پروسس میکر باشند.

فارسی ساز نرم افزار ProcessMaker در واقع یک ماژول نرم افزاری است که برای ترجمه و تغییر زبان و رابط کاربری نرم افزار ProcessMaker به زبان فارسی استفاده می شود. با استفاده از این ابزار، کاربران قادر خواهند بود تا به راحتی و بدون نیاز به دانش فنی، رابط کاربری و فرم های نرم افزار را به ساختار و زبان فارسی تغییر دهند. این ابزار شامل فایل های ترجمه و قالب های رابط کاربری است که برای این منظور به صورت تعبیه شده در نرم افزار ProcessMaker وجود دارند.

گروه مدیریت فرآیند پارس با ارایه یک ماژول فارسی ساز نرم افزار پروسس میکر، امکان فارسی سازی و شخصی سازی کلیه فرم ها و منوهای آن را برای سازمان ها فراهم ساخته است. ماژول فارسی ساز مدیریت فرآیند پارس با یک رابط کاربری کاربرپسند به سازمان ها این امکان را می دهد تا از نرم افزار ProcessMaker علاوه بر پیاده سازی فرآیندها، به عنوان کارتابل فرآیندهای کسب و کار خود استفاده کنند.

از دیگر امکانات این فارسی ساز می توان به تقویم شمسی فرم ساز پراسس میکر آن اشاره کرد.

شما می توانید با نصب نرم افزار پروسس میکر و افزودن ماژول فارسی ساز مدیریت فرآیند پارس به آن، یک نرم افزار BPMS بومی شده را با حداقل هزینه و بدون هیچ گونه محدودیت و پرداخت هزینه ای بابت لایسنس تعداد کاربر و تعداد فرآیند، در سازمان راه اندازی کنید.

همچنین گروه مدیریت فرآیند پارس یک پکیج از فرآیندهای آماده رایج نیز تحت نرم افزار پروسس میکر تهیه کرده است که سازمان ها می توانند با خرید و راه اندازی آن پکیج، فرآیندهای رایج خود را بلافاصله در سازمان به اجرا درآورند.

علاوه بر آن، گروه مدیریت فرآیند پارس کلیه خدمات پیاده سازی فرآیندها تحت نرم افزار ProcessMaker را می تواند به شما ارایه دهد.

نرم افزار BPMS مخفف Business Process Management System است. یک نرم افزار BPMS به سازمان ها کمک می کند تا فرآیندهای کسب و کار خود را تحت نرم افزار به صورت سیستماتیک و بهینه شده تحلیل، مدلسازی و در نهایت راه اندازی و اجرا کرده و بهبود دهد. به عبارت دیگر، نرم افزار BPMS می تواند فرآیندها و فرم های سازمان شما را تحت نرم افزار، خودکارسازی نماید. با خرید نرم افزار bpms گروه مدیریت فرآیند پارس و راه اندازی آن، ضمن حضور این گروه در سازمان شما و بررسی و مطالعه فرآیندهای کسب و کار سازمان، اقدام به تحلیل، مدلسازی و در نهایت پیاده سازی و مکانیزه کردن فرآیندها در سازمان می کند.

نرم افزار BPMS مدیریت فرآیند پارس از طریق یک پنل فرآیند ساز و فرم ساز تحت وب (بدون محدودیت تعداد کاربر و تعداد فرآیند)، امکان مدیریت فرآیندهای کسب و کار را برای سازمان شما فراهم می سازد. بدین صورت که شما می توانید فرآیندهای خود را با استاندارد BPMN 2.0 در این نرم افزار مدل سازی کرده و همچنین فرم های مربوط به هر قسمت از فرآیند را در محیط فرم ساز نرم افزار به صورت گرافیکی و ویژوالی به راحتی طراحی کنید. سازمان ها می توانند کلیه فرآیندهای موجود در سازمان را در سیستم مدیریت فرآیند پارس طراحی و پیاده سازی نموده تا پرسنل سازمان بتوانند درخواست های خود را در قالب فرآیند از طریق سیستم کامپیوتری، تبلت و یا تلفن همراه خود، در سازمان به گردش درآورند. همچنین امکان رهگیری و پیگیری فرآیندها و درخواست های ارسالی نیز به راحتی توسط افراد در نرم افزار BPMS امکان پذیر خواهد بود.

مدیریت فرآیند پارس با ارایه خدمات مشاوره، تحلیل، پیاده سازی و نرم افزاری، یک سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) را در سازمان به طور کامل راه اندازی کرده و به پرسنل سازمان امکان اجرای فرآیندها و ثبت درخواست های خود را در هر زمان و مکانی می دهد تا افراد بتوانند از وضعیت لحظه به لحظه درخواست های خود مطلع گردند و گامی موثر در راستای هوشمندسازی سازمان خود بردارند.

همچنین گروه مدیریت فرآیند پارس یک پکیج از فرآیندهای آماده رایج نیز تحت نرم افزار پروسس میکر تهیه کرده است که سازمان ها می توانند با خرید و راه اندازی آن پکیج، فرآیندهای رایج خود را بلافاصله در سازمان به اجرا درآورند.

گروه مدیریت فرآیند پارس نرم افزار تایم شیت عملکرد پرسنل و کلیه گزارشات وابسته به آن را تحت نرم افزار BPMS پروسس میکر در شرکت های مختلفی راه اندازی کرده است. نرم افزار پروسس میکر (ProcessMaker) یک نرم افزار مدیریت فرآیند (BPMS) تحت وب است که جهت خودکارسازی و اتوماسیونی کردن فرآیندهای کسب و کار در سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرد.

به همین منظور، امروزه سازمان های زیادی اقدام به تهیه و نصب نرم افزار پراسس میکر می کنند و پس از آن نیاز به پیاده سازی و ساخت فرآیندهای خود در این نرم افزار خواهند داشت. لازم به ذکر است که گروه مدیریت فرآیند پارس ضمن تجربه  ساخت فرآیند در پروسس میکر در بسیاری از سازمان ها، آماده ارایه انواع خدمات فنی و توسعه فرآیندها در نرم افزار ProcessMaker به سازمان شماست.

برنامه های مبتنی بر جریان کار: این نوع نرم افزار نشان می دهد که چگونه می توان فرآیندها را به نحوی بهینه به سیستم های اتوماتیک و اعضای تیم محول نمود. برای انجام این کار، نرم افزار جریان کار نیازمند نقشه ای همراه با جزئیات از فرآیندهای کسب وکار موجود است. این جزییات به دقت موردارزیابی قرار میگیرد، تا وظیفه اتوماتیک سازی مراحل ویژه، برای تحویل نتایج و عملکرد بهینه صورت گیرد و از این طریق، رضایت مشتری افزایش یابد. هر چند، از آنجا که نرم افزار جریان کار بر روی یک فرایند ثابت اعمال می شود، ممکن است انجام تغییرات خاص در آن مجاز نباشد.

 نرم افزار نظارت بر کارآمدی: تعیین حلقه ضعیفی که سبب می شود زنجیره فرآیند، غیرکارآمد یا ناموفق باشد، هدف اصلی این نوع از نرم افزارهای BPM است. این هدف از طریق نظارت دقیق بر فرآیند از آغاز تا پایان، در عین برخورداری از رابط های برنامه کاربردی (API) به منظور برقراری ارتباط با هر نوع سیستم شرکتی در طول روند یک فرایند کسب وکار، محقق می­شود. تشخیص این گونه محدودیت ها سبب می شود که پیداکردن شیوه های غلبه بر آنها از طریق مجموعه ای از برنامه های استراتژیک دقیق برای مدیریت، ساده تر باشد.

 ابزارهای یکپارچه سازی سیستم های کاربردی سازمان (EAI): این مورد، ترکیبی از برنامه  های کاربردی مبتنی بر جریان کار و نرم افزار نظارت بر کارآمدی است. این ابزار، API را به منظور استخراج اطلاعات از سیستم های گوناگون که منجر به افزایش سطح کارآمدی فرآیندهای کسب وکار می شود، مورد استفاده قرار می دهد.

نرم افزارهای مدیریت فرایند کسب وکار (BPM - Business Process Management) برای بهبود و خودکارسازی فرایندهای سازمانی استفاده می شوند. در اینجا سه نوع کاربرد اصلی از این نرم افزارها را بیان می کنم:

خودکارسازی فرایندها: نرم افزارهای BPM برای خودکار کردن وظایف تکراری و زمان بر بسیار مفید هستند. به عنوان مثال، خودکارسازی جریان کاری درخواست های کارمندان، پیگیری اسناد، یا پردازش فاکتورها می تواند از بار کاری کارکنان بکاهد و کارایی را افزایش دهد.

نظارت و بهبود عملکرد فرایندها: این نرم افزارها به مدیران امکان می دهند تا به صورت بلادرنگ (Real-time) بر روی فرایندها نظارت داشته باشند، داده ها را تحلیل کنند و عملکرد سازمانی را بهبود بخشند. از این طریق می توانند گلوگاه ها یا مشکلات موجود در فرایندها را شناسایی کرده و اقدامات اصلاحی انجام دهند.

هماهنگی و یکپارچگی بین تیم ها و سیستم ها: نرم افزارهای BPM به سازمان ها کمک می کنند تا فرایندهای مختلف را میان تیم های مختلف و همچنین بین سیستم های نرم افزاری مختلف هماهنگ کنند. این قابلیت به کاهش اشتباهات و بهبود همکاری میان بخش های مختلف سازمان کمک می کند.

• BPM امکان بهبود و بهینه سازی فرآیندهای کلیدی سازمان را فراهم می کند. با شناسایی، مدل سازی، و بهبود فرآیندها، سازمان ها می توانند عملکرد خود را بهبود بخشند و به اهداف استراتژیک خود نزدیک تر شوند.
• اتوماسیون فرآیندها و استفاده از ابزارهای مدیریت فرآیند، به سازمان ها کمک می کند تا بهره وری خود را افزایش داده، زمان و هزینه های تکراری را کاهش دهند و منابع خود را بهینه کنند.
• با بهبود فرآیندها، کاهش خطاها و اجرای استانداردهای کیفیت، BPM به سازمان ها کمک می کند تا کیفیت محصولات و خدمات خود را بهبود بخشند و رضایت مشتریان را افزایش دهند.
• BPM به اداره منابع انسانی کمک می کند تا با بهینه سازی فرآیندها، تخصیص وظایف و ایجاد راهکارهای هوشمند برای مدیریت کارمندان، بهترین استفاده از نیروی کار خود را داشته باشند.
• با شناسایی و مدیریت فرآیندهای مرتبط با ریسک، BPM به سازمان ها کمک می کند تا با موفقیت به تحولات و تغییرات محیطی و بازار پاسخ دهند و ریسک های محیطی را مدیریت کنند.
• با تعریف و توضیح دقیق فرآیندها، BPM به ارتباطات داخلی و خارجی سازمان کمک می کند و اطلاعات را به صورت دقیق تر و سریع تر منتقل می کند.
• با استفاده از BPM، سازمان ها می توانند فرآیندهای خود را بهبود بخشده و بهبودات لازم را ایجاد کنند که به سازمان ها در مدیریت بهتر و ارتقای عملکرد کلی کمک می کند.

به طور کلی، مدیریت فرایند BPM به عنوان یک رویکرد استراتژیک و سیستماتیک، به سازمان ها کمک می کند تا فرآیندهای خود را بهبود بخشیده، آن ها را بهینه سازی کنند و در نتیجه به یک سازمان بهتر و موفق تر تبدیل شوند.

امروزه یکی از مهم ترین مشکلات موجود در سازمان ها در سطح کشور، وجود ساختارهای وظیفه محور و یا سیستم های جزیره ای است. از زیان های ناشی از چنین ساختارهایی می توان به اجرای فعالیت هایی غیرضروری، عدم یکپارچگی و عدم تعامل سیستم ها و فرآیندها با یکدیگر، تولید گزارش های دستی با خطای انسانی بالا، صرف زمان اضافی برای انجام کارها، صرف هزینه بیش از حد و درنهایت عدم بهره وری سازمان اشاره کرد. مدیران در چنین سازمان هایی اغلب با مشکلات زیر مواجه هستند:

- با انجام پیوسته کارهای تکراری و غیر ضروری، شاهد از دست رفتن پول و زمان خود هستند.

- از دلیل پیچیدگی و روند طولانی فرآیندها اطلاعی ندارند.

- شناسایی مشکلات و تخلفات انسانی در مراحل فرآیندها برای آنان مشکل است.

- هیچ گزارش جامع و دقیقی در هر لحظه از عملکرد بخش ها و فرآیندهای مختلف سازمان ندارند.

- بهره وری آن ها افت کرده، اما از دلیل آن بی اطلاع هستند.

- و ...

امروزه با مطرح شدن مباحثی همچون مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM)، با دیدگاه فرآیند محور در سازمان های مدرن مواجه هستیم. در این راستا مدیریت فرآیندهای کسب و کار به ما این امکان را می دهد تا ضمن شناسایی کسب و کار سازمان ها و تحلیل، طراحی و بهینه سازی فرآیندهای کلیدی و مورد نیاز سازمان، امکان برقراری ارتباط و یکپارچگی میان فرآیندها با یکدیگر و با سایر سیستم های داخلی و خارجی سازمان و درنهایت امکان افزایش بهینه سازی را فراهم سازیم.

در نتیجه با ظهور دیدگاه فرآیندگرا در بسیاری از سازمان ها و مطرح شدن بحث مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM)، سازمان های مختلف دیر یا زود می بایست نسبت به شناسایی، تحلیل و مدل سازی فرآیندهای کسب و کار خود اقدام کنند.

شناسایی و تحلیل فرآیندهای کسب و کار نیازمند برگزاری جلسات تحلیل و مدلسازی فرآیندها در سازمان با حضور افراد مطلع و درگیر در فرآیندهای سازمان است. گروه مدیریت فرآیند پارس آماده ارایه هر گونه خدمات در زمینه مشاوره، شناسایی، تحلیل و مدلسازی فرآیندها تحت استاندارد BPMN2.0 به سازمان ها خواهد بود.

همچنین سازمان ها پس از تحلیل و مدلسازی فرآیندها نیازمند انتخاب یک نرم افزار BPMS جهت پیاده سازی فرآیندها در آن هستند. 

اینکه برخی فکر می کنند MIS را بایستی حذف کنند و بجای آن نرم افزار bpms مناسب تهیه کنند سخن اشتباهی است. MIS به عنوان زیر ساخت اولیه نرم افزار bpms مورد استفاده قرار می گیرد. نرم افزار bpms برای آنالیز اطلاعات و کمک به تصمیم گیری و تولید داشبوردهای هوشمند نیاز به اطلاعات MIS دارد و MIS به عنوان جزئی جدایی ناپذیر از نرم افزار bpms وجود دارد.

منتهی ممکن است منظور این باشد که برخی از MISها در سازمان وجود داشته باشند و بدلایل فنی امکان ارتباط آنها با نرم افزار bpms در جهت غنی شدن و تکامل آنها وجود نداشته باشد. در این صورت این امکان وجود دارد که به کمک نرم افزار bpms نرم افزارهای مدیریت اطلاعات یا MIS ساخته شده و از MIS قدیمی به یک MIS که توسط نرم افزار bpms ساخته شده باشد مهاجرت کرد که البته حرف درستی است. MIS در سازمان قابل حذف شدن نیست.

ابتدای کار: در ابتدا، سازمان ها فرآیندهای کسب و کار خود را به صورت دستی و کاغذی مدیریت می کردند. این فرآیندها غالباً پیچیده، زمان بر و مستعد خطا بودند.

استفاده از سیستم های جزیره ای: با پیشرفت تکنولوژی، سازمان ها شروع به استفاده از سیستم های نرم افزاری جداگانه برای هر یک از فرآیندهای خود کردند. این سیستم ها معمولاً به صورت مستقل عمل می کردند و ارتباط موثری با یکدیگر نداشتند.

ظهور BPMSنرم افزار : با افزایش نیاز به اتوماسیون و یکپارچگی فرآیندها، نرم افزارهای BPMS به وجود آمدند. این سیستم ها قابلیت مدل سازی، اتوماسیون، اجرا، نظارت و بهبود فرآیندهای کسب و کار را فراهم می کنند.

بهبود و توسعه: نرم افزارهای BPMS با اضافه شدن ویژگی های پیشرفته تری مانند هوش مصنوعی، یادگیری ماشین، تحلیل داده ها و ارتباط با سیستم های دیگر بهبود یافتند. همچنین، با توجه به نیازهای مختلف سازمان ها، این نرم افزارها قابلیت سفارشی سازی بالایی دارند.

• BPM امکان بهبود و بهینه سازی فرآیندهای کلیدی سازمان را فراهم می کند. با شناسایی، مدل سازی، و بهبود فرآیندها، سازمان ها می توانند عملکرد خود را بهبود بخشند و به اهداف استراتژیک خود نزدیک تر شوند.
• اتوماسیون فرآیندها و استفاده از ابزارهای مدیریت فرآیند، به سازمان ها کمک می کند تا بهره وری خود را افزایش داده، زمان و هزینه های تکراری را کاهش دهند و منابع خود را بهینه کنند.
• با بهبود فرآیندها، کاهش خطاها و اجرای استانداردهای کیفیت، BPM به سازمان ها کمک می کند تا کیفیت محصولات و خدمات خود را بهبود بخشند و رضایت مشتریان را افزایش دهند.
• BPM به اداره منابع انسانی کمک می کند تا با بهینه سازی فرآیندها، تخصیص وظایف و ایجاد راهکارهای هوشمند برای مدیریت کارمندان، بهترین استفاده از نیروی کار خود را داشته باشند.
• با شناسایی و مدیریت فرآیندهای مرتبط با ریسک، BPM به سازمان ها کمک می کند تا با موفقیت به تحولات و تغییرات محیطی و بازار پاسخ دهند و ریسک های محیطی را مدیریت کنند.
• با تعریف و توضیح دقیق فرآیندها، BPM به ارتباطات داخلی و خارجی سازمان کمک می کند و اطلاعات را به صورت دقیق تر و سریع تر منتقل می کند.
• با استفاده از BPM، سازمان ها می توانند فرآیندهای خود را بهبود بخشده و بهبودات لازم را ایجاد کنند که به سازمان ها در مدیریت بهتر و ارتقای عملکرد کلی کمک می کند.

به طور کلی، BPM به عنوان یک رویکرد استراتژیک و سیستماتیک، به سازمان ها کمک می کند تا فرآیندهای خود را بهبود بخشیده، آن ها را بهینه سازی کنند و در نتیجه به یک سازمان بهتر و موفق تر تبدیل شوند.